一、 依據及重要原則
依據「新北市政府雲端證件資料庫使用管理作業要點」 辦理，並要求全體同仁務必遵守該要點及各分項資料庫的相關規定 。

使用本資料庫僅得為申請案件或公務之必要使用 ，不得複製、影印予申請人或被委託人 。

二、 查詢原因詳實登錄規範 (重點)
同仁於使用雲端證件包查調案件時，請務必確實填寫詳細查調原由、使用目的、案號、文號、案件名稱或法令依據等原因 。

錯誤範例： 僅打「中輟生追蹤」、「查詢補助身分」、「申請獎學金」或「月退撫卹」等簡短文字敘述 。

正確填寫範例： 請參考教育局提供的填寫範例（附件2），例如：

有文號案件： 依據「機關名稱」○年○月○日○字第○號函辦理「業務名稱」查詢○○○戶籍資料 。

有編號申請單： 依據編號A2031215案件，辦理中低收入審核作業，查詢○○戶籍資料 。

三、 權限管理與資訊安全要求

定期檢視及清查： 使用人員應定期檢視使用權限，若超過 6 個月無查詢紀錄，應評估註銷或暫停其使用權限 。

離職/異動處理： 使用人於離職或職務調整前十個工作日，應提出權限註銷（或變更）申請 。如於新北市內調職或職務異動，請自行或由單位代理人代為申請註銷 。

稽核配合： 使用機關應配合教育局每月進行的內部稽核 ，以及本府民政局及社會局每半年進行的外部稽核作業 。倘有不符公務使用者，將依規定停止權限 。

四、 相關附件（請自行點閱下載參閱）
新北市政府雲端證件資料庫使用管理作業要點
教育局戶役政系統查詢原因填寫範例
新雲端證件包權限註銷操作流程